เป้าหมายของการเปลี่ยนแปลงบริษัทหลายแห่งเน้นไปที่การสร้าง ความเปลี่ยนแปลง ในระดับรากฐาน เพื่อให้รับมือกับโลกที่เปลี่ยนไปอย่างรวดเร็ว บางแห่งสำเร็จ บางแห่งก็ล้มเหลว และส่วนใหญ่จะสำเร็จปานกลางค่อนไปทางต่ำ
สิ่งที่เราได้เรียนรู้จากบริษัทที่เปลี่ยนแปลงแล้วประสบความสำเร็จเป็นอย่างสูง คือ ต้องเปลี่ยนแปลงอย่างมีขั้นตอน แต่ละขั้นตอนต้องใช้เวลาค่อยเป็นค่อยไป ใจเย็น ไม่รีบร้อน และต้องไม่ข้ามขั้นตอน
บางองค์กรที่มีกลุ่มคนที่รักและตั้งใจทำงานเพื่อองค์กรอย่างแท้จริง แม้คนเหล่านี้จะพบว่ามีบางอย่างในองค์กรถึงเวลาและมีความจำเป็นเร่งด่วนที่ต้องเปลี่ยนแปลงเพื่อให้องค์กรมุ่งหน้าไปในทิศทางที่ดีขึ้น พวกเขาพยายามสร้างความเปลี่ยนแปลง แต่เมื่อเวลาผ่านไปก็พบว่าพวกเขาไม่ประสบความสำเร็จเท่าที่ควร พวกเขาอาจทำบางอย่างผิดพลาด
จริงอยู่ว่าความผิดพลาดในการพยายามสร้างความเปลี่ยนแปลงนั้นเป็นอะไรได้ตั้งมากมาย แต่บทความนี้เลือกนำเสนอเฉพาะขั้นตอนที่สำคัญที่สุด 8 ข้อ สำหรับใช้เป็นแนวทางให้ยึดถือเพื่อสร้างการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญ โดยหวังว่าจะช่วยลดอัตราความผิดพลาดได้ พร้อมกับเสนอให้ทำตามลำดับ ดังนี้
1. สร้างความตระหนักถึงความจำเป็นเร่งด่วนที่ต้องเปลี่ยนแปลง
- กว่าครึ่งล้มเหลวที่ขั้นตอนนี้
- CEO คือหัวใจสำคัญ
- ผู้นำต้องแลกเปลี่ยนความคิดกันแบบตรงไปตรงมา
ความจำเป็นเร่งด่วนที่ต้องตระหนัก เช่น สิ่งที่กำลังเข้ามา หรือสิ่งที่จะเป็นวิกฤตของบริษัท การผลักดันให้เกิดการเปลี่ยนแปลงที่ยิ่งใหญ่ได้ต้องได้รับความร่วมมืออย่างจริงจัง โดยเฉพาะจากกลุ่มผู้นำ หากคนกลุ่มนี้ไม่ได้ตระหนักถึงความจำเป็นเร่งด่วน การเปลี่ยนแปลงก็จะล้มเหลวได้ตั้งแต่ขั้นตอนนี้เลยทันที
ถึงแม้ผู้บริหาร หรือกลุ่มผู้นำจะตระหนักถึงความจำเป็นต่อการเปลี่ยนแปลงแล้ว แต่ผู้บริหารไม่กล้าลงมือทำเพราะกลัวผลเสียที่จะตามมา เช่น คนอื่นจะไม่ชอบ ต่อต้าน ขวัญกำลังใจสมาชิกในองค์กรลด ผลประกอบการธุรกิจระยะสั้นได้รับผลกระทบ หรือกลัวถูกกล่าวโทษว่าตัวเองเป็นคนสร้างวิกฤตขึ้นมาเสียเอง ก็ทำให้ขั้นตอนนี้ล้มเหลวได้เช่นกัน
หากผู้บริหาร มีความเป็นผู้จัดการมากเกินไป และมีความเป็นผู้นำน้อยเกินไป ก็ทำให้ขั้นตอนนี้ล้มเหลวได้อีกเช่นกัน เพราะหน้าที่ของผู้บริหารคือลดความเสี่ยงให้เหลือน้อยที่สุด ทำให้งานเดินไปอย่างต่อเนื่อง แต่การเปลี่ยนแปลงจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อมีผู้บริหารที่มีความเป็นผู้นำเท่านั้น ขั้นตอนนี้จะไม่ก้าวหน้าไปไหน จนกว่าจะมีผู้นำตัวจริงถูกเลื่อนตำแหน่งขึ้นมาเป็นผู้บริหารเท่านั้น
ดังนั้น ผู้นำจึงเป็นหัวใจสำคัญที่นำไปสู่ความสำเร็จ
แจ้งให้ผู้บริหารตระหนักถึงความจำเป็นเร่งด่วนที่ต้องเปลี่ยนแปลงอย่างไรดี?
เนื่องจากมนุษย์ทุกคนมีแนวโน้มที่จะกล่าวโทษคนนำข่าวร้ายมาบอก กรณีนี้ ที่ปรึกษาทางธุรกิจสามารถเข้ามาช่วยได้ เนื่องจากผู้บริหารระดับสูงที่ไม่สนับสนุนการเปลี่ยนแปลงมักเลือกที่จะหวังพึ่งให้คนภายนอกเข้ามาแจ้งข้อมูลที่ไม่อยากรู้แทนคนใน โดยจุดมุ่งหมายของการให้ข้อมูลก็คือ เพื่อสื่อสารให้สภาพที่เป็นอยู่ดูมีอันตรายมากกว่าการก้าวเข้าไปสู่ดินแดนที่ไม่รู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้น
2. จัดตั้งทีมงานที่มีพลังในการนำเสนอความเปลี่ยนแปลงมาสู่องค์กร
- ต้องเป็นกลุ่มคนที่มีอำนาจ และมีอิทธิพลมากพอ
- ต้องเป็นกลุ่มคนที่ไว้เนื้อเชื่อใจกัน และสื่อสารกันอย่างจริงใจอยู่เสมอ
ต้องสร้างทีมที่รวบรวมคนที่มีอิทธิพลและมีอำนาจเพียงพอ ไม่อย่างนั้น พอสร้างการเปลี่ยนแปลงจนคืบหน้าไประดับหนึ่งแล้ว หลังจากนั้นไม่นาน จะต้องพบกับแรงต้านจนทำให้การเปลี่ยนแปลงหยุดชะงักไปในที่สุดได้
ทีมนี้ยังจำเป็นต้องสื่อสารและเชื่อใจกันดีในระดับหนึ่ง การจัดสัมนานอกสถานที่หรือการทำกิจกรรมสันทนาการร่วมกัน นับเป็นอีกวิธีหนึ่งที่นำมาใช้เพื่อสร้างความเชื่อใจ
ถ้าอ้างอิงตามหนังสือ The 21 Irrefutable Laws of Leadership (เป็นหนังสือที่ได้รับการยกย่องในแง่ของการเป็นหนังสือขายดีต่อเนื่องเป็นเวลาหลายปี และในแง่ที่มันถูกนำไปใช้เป็นแหล่งอ้างอิงโดยหลายองค์กรเพื่อพัฒนาทักษะการเป็นผู้นำของสมาชิกในองค์กร) จะพบว่า เหตุผลที่เราต้องใช้กลุ่มผู้นำ ในการนำเพื่อสร้างความเปลี่ยนแปลง ก็เพราะว่าไม่มีใคร (ถ้ามีก็จะหายากมาก) ที่มีคุณสมบัติและสามารถปฏิบัติตามกฎแห่งผู้นำทั้ง 21 ข้อในหนังสือได้เป็นอย่างดี สิ่งที่เราต้องทำจึงเป็นการสร้างทีมขึ้นมาแทนที่จะหาพระเอกขี่ม้าขาวมาเพียงคนเดียว เหล่าผู้นำจะเติมเต็มกันและกันในข้อที่อีกคนทำได้ไม่ดีนัก
3. กำหนดวิสัยทัศน์
- วิสัยทัศน์ต้องชัดเจนมากพอที่จะบอกได้ว่าเปลี่ยนแปลงแล้วจะนำเราไปสู่อะไร
- ต้องสื่อสารวิสัยทัศน์ให้เข้าใจได้ภายในเวลา 5 นาที
วิสัยทัศน์ที่ดีต้องชัดเจนและบอกได้ว่าทุกสิ่งทุกอย่างที่ต้องทำจะนำไปสู่อะไร ไม่ใช่บอกแค่ว่าต้องทำอะไรเพื่อให้สอดคล้องกับวิสัยทัศน์ นอกจากนี้ยังต้องสามารถระดมคนให้มาร่วมมือกันทำงานหรือสร้างการเปลี่ยนแปลงได้อีกด้วย
หากวิสัยทัศน์นั้นกำหนดแนวทางไว้ซับซ้อน หรือฟุ่มเฟือยเกินกว่าที่จะจับใจความได้ จนขนาดที่ว่าใช้เวลาอธิบายมากกว่า 30 นาทีแล้ว ยังไม่ช่วยให้เข้าใจอะไรได้เลย ก็แปลว่าวิสัยทัศน์นั้นล้มเหลว วิสัยทัศน์ที่ดีควรสามารถสื่อให้เข้าใจและได้รับความสนใจได้ภายในเวลา 5 นาที ไม่อย่างนั้นจะถือว่าเรายังไม่ผ่านขั้นตอนนี้
4. สื่อสารวิสัยทัศน์
- กลุ่มผู้นำต้องพูด และทำเป็นตัวอย่าง
- สอดแทรกวิสัยทัศน์ลงไปในทุกกิจกรรม
ผู้บริหารหรือกลุ่มผู้นำจะต้องสื่อสารเกี่ยวกับวิสัยทัศน์และพฤติกรรมใหม่ โดยการพูด และทำให้ดูเป็นแบบอย่างของการเป็นคนที่ยึดถือวัฒนธรรมแบบใหม่ จึงจะถือว่าเป็นการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ และในบางครั้งผู้บริหารอาจต้องการ feedback จากเพื่อนร่วมงานคอยบอกให้รู้ตัวเมื่อกำลังทำพฤติกรรมที่ไม่สอดคล้องกับวิสัยทัศน์แบบที่สื่อสารออกไป
นอกจากการพูดและการทำให้ดูเป็นแบบอย่างแล้ว ยังต้องสื่อสารให้มากพอในทุกช่องทางเท่าที่ทำได้ นำข้อความ วิสัยทัศน์ใหม่ใส่ลงไปในกิจกรรมที่ทำตลอดเวลา อีกทั้งยังเปลี่ยนจดหมายข่าวของบริษัทที่น่าเบื่อและไม่มีใครสนใจอ่านให้กลายเป็นบทความที่น่าสนใจเกี่ยวกับวิสัยทัศน์นั้นด้วย
อันที่จริง ผู้นำที่มีประสิทธิภาพไม่เพียงยินดีที่จะเปลี่ยนแปลงแต่ยังเป็นตัวตั้งตัวตีในการเปลี่ยนแปลงอีกด้วย
5. มอบอำนาจให้คนสามารถตัดสินใจดำเนินการตามวิสัยทัศน์ที่กำหนด
- ต้องไม่วางขอบเขตความรับผิดชอบงานไว้แคบเกินไป
- โครสร้างองค์กรอาจเป็นอุปสรรค์ต่อการเปลี่ยนแปลง
- ผู้บริหารต้องกล้ามอบอำนาจ
อุปสรรคของการเปลี่ยนแปลง บางครั้งก็มาจากโครงสร้างองค์กรเอง ผู้บริหารต้องมอบอำนาจเพื่อเปิดโอกาสให้สมาชิกองค์กรได้ลองใช้วิธีที่ต่างจากเดิม เพื่อทำตามวิสัยทัศน์ใหม่ อำนาจช่วยขจัดอุปสรรคที่ขัดขวางการเปลี่ยนแปลงและส่งเสริมให้คนในองค์กรกล้ารับความเสี่ยง เช่น บ่อยครั้งที่สมาชิกองค์กรอยากจะทำบางอย่างโดยคำนึงถึงลูกค้าเป็นหลัก แต่บางครั้งระบบการจ่ายค่าตอบแทนและการประเมินผลการปฎิบัติงานก็บังคับให้คนต้องเลือกระหว่างการทำตามวิสัยทัศน์ใหม่และการเห็นแก่ผลประโยชน์ของตัวเอง
ผู้บริหารบางคนก็ทำเป็นเห็นด้วยกับความเปลี่ยนแปลง แต่ในทางปฏิบัติพวกเขาก็ไม่ยอมเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมของตัวเอง ไม่ได้เชื่อว่าจะเปลี่ยนแปลงได้ และอาจกังวลว่าการเปลี่ยนแปลงจะเป็นภัยคุกคามต่อตัวเองในระดับหนึ่ง ทำให้ไม่กล้าทุ่มเทให้กับการเปลี่ยนแปลงอย่างที่พูดไว้
การมอบอำนาจเป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้คนตัดสินใจทำสิ่งต่างๆ ได้อย่างเหมาะสม และยังทำให้สมาชิกองค์กรเชื่อมั่นว่าผู้บริหารจริงใจกับการทุ่มเทให้กับการสร้างการเปลี่ยนแปลงในครั้งนี้
การเป็นผู้นำที่ยิ่งใหญ่ ต้องกล้ามอบอำนาจ
1 ในกฎ 21 ข้อของหนังสือ The 21 Irrefutable Laws of Leadership กล่าวไว้ว่า
มีเพียงผู้นำที่มั่นใจในตัวเองอย่างแท้จริงเท่านั้น
ที่กล้ามอบอำนาจให้ผู้อื่น
มีเพียงคนที่ได้รับอำนาจเท่านั้นที่สามารถบรรลุศักยภาพสูงสุดของตัวเองได้ หากผู้นำไม่ยอมมอบอำนาจให้ผู้อื่นหรือไม่สามารถทำเช่นนั้นได้ ก็เท่ากับเขาสร้างอุปสรรคที่ผู้ตามไม่มีวันเอาชนะได้ขึ้นมาในองค์กร
สิ่งที่ยิ่งใหญ่จะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อผู้นำไม่สนใจว่าใครจะได้ความดีความชอบ และสิ่งที่ยิ่งใหญ่ที่สุดจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อผู้นำยกความดีความชอบให้ผู้อื่นเท่านั้น
สิ่งที่เราต้องการในตัวผู้นำคือการมีหัวใจที่ชอบช่วยเหลือและส่งเสริมผู้อื่นจนถึงขั้นทำให้ตัวเองดูไม่มีความสำคัญอีกต่อไป ผู้นำที่ยิ่งใหญ่มีอำนาจได้โดยการมอบอำนาจให้คนอื่น
ผู้นำที่ไม่กล้ามอบอำนาจให้กับคนอื่น
- การมอบอำนาจเป็นแนวคิดที่แปลกประหลาดมากสำหรับผู้นำในประเทศกำลังพัฒนา ท่ามกลางวัฒนธรรมของการต่อสู้เพื่อให้ได้สิ่งต่างๆ มาครอบครอง ผู้คนมักคิดว่าพวกเขาต้องต่อสู้กับผู้อื่นเพื่อรักษาความเป็นผู้นำของตัวเอง แต่วิธีคิดแบบนั้นสะท้อนให้เห็นถึงความรู้สึกขาดแคลนมากกว่า
- ศัตรูหมายเลขหนึ่งของการมอบอำนาจคือความกลัวว่าจะต้องสูญเสียสิ่งที่มี ผู้นำที่อ่อนแอกลัวว่าตัวเองจะหมดความสำคัญหากมอบอำนาจให้ผู้ใต้บังคับบัญชา แต่ความจริงก็คือวิธีเดียวที่จะทำให้ผู้นำมีความสำคัญมากเสียจนไม่มีใครทดแทนได้ก็คือการทำให้ตัวเองหมดความสำคัญ
- เป็นเรื่องธรรมชาติของมนุษย์ที่เมื่ออายุมากขึ้นก็จะต่อต้านการเปลี่ยนแปลงโดยเฉพาะการเปลี่ยนแปลงเพื่อสิ่งที่ดีขึ้น
- คนที่กังวลกับสายตาของคนอื่น มักไม่สามารถเป็นผู้นำที่ดีได้เพราะพวกเขาจะให้ความสำคัญกับตัวเองเป็นหลัก
6. วางแผนสร้างความสำเร็จในระยะสั้นและดำเนินการตามแผนให้สำเร็จลุล่วง
- สร้างความสำเร็จระยะสั้นที่ไร้ข้อกังขาอยู่เรื่อยๆ เพื่อเป็นหลักฐานให้เชื่อได้ว่าจะได้ผลลัพธ์ตามที่หวังไว้ในท้ายที่สุด
ต่อให้มีวิสัยทัศน์ที่ชัดเจนแล้ว แต่คนส่วนใหญ่ไม่อาจเดินทางไกลได้โดยไม่เห็นหลักฐานที่เชื่อได้ว่าการเดินทางอันยาวไกลนี้จะให้ผลลัพธ์ตามที่พวกเขาคิด เมื่อไม่เห็นความชัดเจน กลุ่มคนอาจเปลี่ยนไปต่อต้านการเปลี่ยนแปลงได้ในที่สุด หลักฐานดังกล่าวจะต้องเป็นหลักฐานที่แสดงถึงความสำเร็จได้อย่างไร้ข้อกังขา ไม่อย่างนั้นอาจถูกหักล้างได้จากลุ่มคนที่ต่อต้านการเปลี่ยนแปลงในภายหลังได้
นอกจากทำให้ผลการดำเนินงานที่ประสบความสำเร็จถูกเห็นได้ชัดเจนแล้ว ผู้นำต้องไม่ลืมให้รางวัล หรือกล่าวคำชมเชยแก่สมาชิกองค์กรที่มีส่วนร่วมในการดำเนินการปรับปรุงต่างๆ ตามวิสัยทัศน์อีกด้วย
7. นำการปรับปรุงมาบูรณาการ แล้วสร้างการเปลี่ยนแปลงที่ยิ่งใหญ่ขึ้น
- ใช้ความเชื่อใจ (Trust) ที่ได้จากความสำเร็จเล็กๆ น้อยๆ ที่ผ่านมา มาสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงอื่นๆ
- อย่าประกาศชัยชนะเร็วเกินไป เพราะการเปลี่ยนแปลงที่ยั่งยืนต้องใช้เวลา
เมื่อการเปลี่ยนแปลงประสบความสำเร็จ เราจะได้ความน่าเชื่อถือเพิ่มมากขึ้น ให้ใช้ความน่าเชื่อถือนี้เป็นปัจจัยสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงในระดับโครงสร้างที่ไม่สอดคล้องกับวิสัยทัศน์อื่นๆ ต่อไป
หลังจากได้รับความสำเร็จแล้ว หากประกาศชัยชนะเร็วเกินไปอาจทำให้การเปลี่ยนแปลงในภาพรวมล้มเหลวได้เช่นกัน เนื่องจากกระบวนการที่ทำให้การเปลี่ยนแปลงฝังรากลึกในวัฒนธรรมองค์กรของบริษัทได้อย่างแท้จริงนั้นอาจต้องใช้เวลา 5 – 10 ปี หากยังไม่ฝังรากลึกพอ จะเป็นการเปิดให้กลุ่มคนที่มีอิทธิพลที่ยังยึดติดกับแนวทางเดิมเข้ามาครอบงำได้
8. ทำให้การเปลี่ยนแปลงเป็นส่วนสำคัญขององค์กร
- สื่อสารให้เห็นชัดเจนว่าสิ่งที่เราทำมันได้ผลจริงๆ
- ปลูกฝังให้นานพอจนซึมซับเป็นวัฒนธรรมองค์กร
- เลือกผู้สืบทอดให้ดี
หลังจากสร้าง ความเปลี่ยนแปลง สำเร็จแล้ว หากไม่มีการปลูกฝังการเปลี่ยนแปลงในวัฒนธรรมขององค์กรของบริษัท หากการเปลี่ยนแปลงนี้ยังไม่กลายเป็นวิถีการดำเนินการของเราที่นี่ ยังไม่กลายเป็นส่วนหนึ่งในกระแสเลือดของบริษัทที่ไหลเวียนอยู่ ยังไม่ฝังรากลึกอยู่ในบรรทัดฐานทางสังคมและค่านิยมที่คนในบริษัทยึดถือร่วมกันแล้ว การเปลี่ยนแปลงที่เราสร้างขึ้นมาก็อาจเสื่อมสลายไปได้ทันทีที่แรงกดดันให้เปลี่ยนแปลงถูกขจัดออกไป
การทำให้แน่ใจว่า ความเปลี่ยนแปลง จะยังคงอยู่ต่อไป
- สื่อสารให้เห็นว่าพฤติกรรมและทัศนคติแบบใหม่ช่วยปรับปรุงผลการดำเนินงานให้ดีขึ้นได้อย่างไร เพื่อให้คนในบริษัทเห็นความเชื่อมโยงชัดเจน
- ต้องใช้เวลานานพอที่ทำให้แน่ใจได้ว่าผู้บริหารระดับสูงคนต่อมาจะยึดวิธีการใหม่เป็นแบบอย่าง เพราะการเลือกบริหารระดับสูงมาสืบทอดที่ผิดพลาดเพียงครั้งเดียวอาจทำร้ายผลงานทั้งหมดที่ทุ่มเทเวลานับ 10 ปีในการสร้างขึ้นมาได้
เนื้อหาในบทความนี้อ้างอิงมาจากหนังสือ HBR at 100 เรื่อง Leading Change, Why Transformation Efforts Fail โดย John P. Kotter — เวอร์ชั่นแปลไทย ชื่อเรื่อง เหตุใดการพยายามสร้างความเปลี่ยนแปลงถึงล้มเหลว
